Nachweisgesetz: Welche Arbeitsbedingungen bei Aushilfen dokumentiert werden sollten

„Es ist doch nur eine Aushilfe für zwei Wochenenden, da brauchen wir nichts Schriftliches." Dieser Satz ist der Klassiker – und der Ursprung der meisten vermeidbaren Konflikte im flexiblen Arbeiten. Wie viele Stunden waren vereinbart? Welcher Lohn? Bis wann? Wenn das nur im Kopf steht, steht es bei zwei Leuten oft unterschiedlich im Kopf. Genau hier setzt das Nachweisgesetz an: Es verlangt, dass wesentliche Arbeitsbedingungen festgehalten werden – auch bei kurzen Einsätzen.

Dieser Artikel erklärt für Arbeitgeber praxisnah, was dokumentiert sein sollte und warum das nicht Bürokratie, sondern Vertrauensschutz für beide Seiten ist. Verbindlich ist die Quelle des BMAS zum Nachweisgesetz; dieser Text ist Orientierung, keine Rechtsberatung.

Der häufigste Irrtum: Kurzfristige Beschäftigung oder Minijob sei eine Handschlag-Sache. Ist sie nicht. Auch eine Aushilfe ist ein Arbeitsverhältnis – mit Pflichten auf beiden Seiten. Das Nachweisgesetz zielt darauf, dass beide das Gleiche meinen, bevor die erste Schicht beginnt. Das schützt nicht „den Staat", sondern dich und die Person: keine Diskussion hinterher über Stunden, Lohn oder Aufgabe.

Im Kern geht es um die wesentlichen Punkte des Arbeitsverhältnisses. Für eine Aushilfe sind das typischerweise:

• Wer & wo: Vertragsparteien, Arbeitsort (auch „wechselnde Einsatzorte", wenn das so ist).
• Tätigkeit: kurze, ehrliche Beschreibung – was genau die Person tut.
• Beginn (und bei Befristung: Dauer/Ende): gerade bei kurzfristiger Beschäftigung zentral.
• Arbeitszeit: vereinbarte Zeiten, Pausenrahmen, ggf. Schichtlogik.
• Vergütung: Höhe (mind. Mindestlohn 2026: 13,90 €/Std.), Zusammensetzung, Fälligkeit, Auszahlungsweg.
• Urlaub & weitere wesentliche Bedingungen, soweit einschlägig.

Die genaue, aktuelle Liste und Fristen stehen beim BMAS – orientiere dich an der Quelle, nicht an einer Vorlage aus dem Netz, die veraltet sein kann.

Hier liegt der eigentliche Punkt für kleine Betriebe: Dokumentierte Bedingungen sind nicht das Gegenteil von „unkompliziert" – sie sind das, was unkompliziert erst möglich macht. Eine Aushilfe, die schwarz auf weiß sieht, was sie tut, wann, wofür und wie sie bezahlt wird, kommt eher, bleibt eher und empfiehlt dich eher weiter. Unklarheit ist der häufigste Grund für No-Shows und Streit – Klarheit der billigste Schutz dagegen. Das zahlt direkt auf das ein, was der Beitrag „Vertrauen im kurzfristigen Recruiting" beschreibt.

Mach die Dokumentation zum Teil des Starts, nicht zur lästigen Pflicht danach:

1. Vor dem ersten Tag die wesentlichen Punkte schriftlich festhalten und der Person geben.
2. Mit der Anmeldung verzahnen – die Personaldaten erhebst du ohnehin (siehe „Minijobber anmelden"); die Bedingungen passen direkt daneben.
3. Mit dem Onboarding koppeln – wer am ersten Tag Aufgabe, Zeit und Lohn schwarz auf weiß hat, startet ohne Rückfragen (siehe „Onboarding für Aushilfen").

Ehrliche Abgrenzung: Eine Jobplattform bringt dich zur passenden Person und in den direkten Kontakt – die Dokumentation der Arbeitsbedingungen und die Anmeldung bleiben Arbeitgeberpflicht, wie auch in den Nutzungsbedingungen klargestellt. Die Minijob-Zentrale bündelt die Anmeldeschritte.

Das Nachweisgesetz ist für Aushilfen kein Papierkram, sondern die schriftliche Form von „wir meinen dasselbe". Wer Tätigkeit, Ort, Zeit, Dauer und Lohn vor der ersten Schicht festhält, verhindert genau die Konflikte, die kurzfristiges Arbeiten sonst belasten – und wirkt als Arbeitgeber seriös statt improvisiert. Das ist, ganz praktisch, gute Geschäftsgrundlage, nicht Last.