Personalvermittlung vs. Zeitarbeit — Welches Modell passt zu Ihrem Personalbedarf?

Wenn der Personalbedarf akut wird, stehen KMU vor einer strategischen Frage: Setzen wir auf Personalvermittlung mit langfristiger Direktanstellung — oder auf Zeitarbeit für maximale Flexibilität? Beide Modelle haben klar unterschiedliche Kostenstrukturen, rechtliche Pflichten und betriebswirtschaftliche Effekte. Dieser Leitfaden erklärt die Unterschiede 2026, zeigt eine Entscheidungsmatrix und beleuchtet ein drittes Modell, das immer wichtiger wird: die direkte Plattformvermittlung.

Personalvermittlung bedeutet: Ein Dienstleister sucht passende Kandidaten für eine Direktanstellung. Sie zahlen eine Vermittlungspauschale, typischerweise 20–35 % des Brutto-Jahresgehalts.

Zeitarbeit (Arbeitnehmerüberlassung, AÜG) bedeutet: Sie leihen sich einen Arbeitnehmer, der bei einem Verleihbetrieb angestellt ist, für einen befristeten Einsatz.

Der entscheidende Unterschied: Bei Personalvermittlung wird der Kandidat Ihr Arbeitnehmer. Bei Zeitarbeit bleibt er Arbeitnehmer der Zeitarbeitsfirma — Sie haben nur das Weisungsrecht.

Personalvermittlung

• Erfolgshonorar: 20–35 % des Brutto-Jahresgehalts. Für 45.000 € Jahresgehalt: 9.000–15.750 € einmalig.
• Garantie: 3–6 Monate.
• Total Cost of Hire (Jahr 1): ca. 60.000–65.000 €.

Zeitarbeit

• Stundensatz: 2,5–3× höher als der reine Brutto-Stundenlohn.
• Equal Pay nach 9 Monaten Pflicht.
• Maximale Überlassungsdauer: 18 Monate.
• Total Cost (1 Jahr Vollzeit): ca. 70.000–85.000 €.

Plattformvermittlung (Vardio)

• Servicegebühr 8–12 % des Bruttolohns.
• Direkter Vertrag mit dem Mitarbeiter.
• Total Cost (1 Jahr): ca. 50.000–58.000 €.

Auch bei Zeitarbeit liegt der Arbeitsschutz überwiegend bei Ihnen als Entleiher.

• Sie haben eine dauerhafte Position (≥ 12 Monate).
• Die Position erfordert Spezialisierung.
• Sie haben keine eigene Recruiting-Kapazität.
• Die Stelle muss vertraulich besetzt werden.

Hauptnachteil: Hohe Einmalkosten, lange Vorlaufzeit (4–10 Wochen).

• Sie haben kurzfristigen Bedarf.
• Die Dauer ist unklar.
• Sie wollen keine eigene Personalverwaltung belasten.
• Sie brauchen flexible Erweiterung ohne Einstellungsrisiko.

Hauptnachteil: Hohe laufende Kosten, nach 9 Monaten Equal Pay, nach 18 Monaten Übernahme oder Beendigung.

• Sie wollen operative oder befristete Stellen besetzen.
• Sie schätzen digitale Standardprozesse.
• Sie wollen Kosten senken ohne Qualitätsverlust.
• Sie suchen mehrsprachiges Personal.

A — Restaurantkette, Aushilfe-Service: 8 Aushilfen für 3 Monate. Zeitarbeit ca. 145.600 € vs. Plattform ca. 79.000 €. Sieger: Plattform.

B — Maschinenbau-KMU, neue CTO-Stelle: 110.000 € Jahresgehalt. Personalvermittlung 25 % Pauschale = 27.500 €. Sieger: Headhunter.

C — Logistikzentrum, Krankheitsvertretung: 4–8 Wochen. Sieger: Zeitarbeit.

1. Was passiert nach 18 Monaten Zeitarbeit?

Übernahme oder Beendigung. Verlängerung max. 24 Monate via Tarifvertrag.

2. Kann ich einen Zeitarbeitnehmer fest übernehmen?

Ja. Übernahmegebühr typisch 1.500–5.000 €. Manche Verträge erlauben kostenfreie Übernahme nach 6 Monaten.

3. Brauche ich für Plattformvermittlung eine AÜG-Erlaubnis?

Nein, die Plattform vermittelt direkt — Sie schließen einen normalen Arbeitsvertrag.

4. Was ist mit Equal Pay?

Gilt nur in der Zeitarbeit (AÜG): nach 9 Monaten Einsatz beim selben Entleiher.

5. Wie schnell kann eine Plattformvermittlung sein?

Bei vorhandenem Talent-Pool: Stunden bis wenige Tage.

6. Welche steuerlichen Effekte hat das Modell?

Personalvermittlungs- und Plattformgebühren sind sofort abzugsfähige Betriebsausgaben.

Vardio kombiniert die Geschwindigkeit der Zeitarbeit mit den Kosten- und Bindungsvorteilen der Direktanstellung. Sie greifen auf einen verifizierten, mehrsprachigen Talent-Pool zu, schließen direkt mit dem Mitarbeiter ab, sparen Markup und behalten die volle Kontrolle.